寻求医疗质量 信息化助力品管圈系统

  是医院管理的话题。传统医院管理多采用自上而下方式,一线工作人员往往处于被动管理状态,积极性和潜能没有得到充分调动[1]。医院管理需要有一种适宜一线员工参与管理的途径。立足于一线员工现场改善,将行政管理与品管圈有机结合,可以变管理单轨为双轨,将管理行为由抽象变为具象,形成上下联动,上级管理意图有效实现,已成为当今医院管理的有益补充。

  截止2014年底,我国医疗行业已经开展了20000圈的品管圈活动,但活动质量参差不齐,一定程度上制约了活动成效[2]。具体表现有:圈员对质量管理工具应用不熟练;对活动10大步骤执行不到位,把握不准;缺乏计算机相关知识,图表制作和运用不能顺利开展;现状把握不充分,流程图绘制不正确,查检表制作不规范等。为推进品管圈活动开展,解决一线员工工具不熟练难题,有必要研发品管圈信息系统,将圈员从繁琐的技术工具中解放出来。解放军总医院在此方面进行了积极探索。

  系统设计应依据品管圈活动十大步骤,既考虑品管活动的自发性特点,又兼顾管理、评价需要。通过对品管圈技术的分析,在广泛征询员工意见的基础上,设计了品管圈信息系统需求方案和技术实施方案。系统共包括14个板块,分别是学习视频、案例分析、文献资料、公共咨询、点对点咨询、建言献策、基础档案、办公室管理、十大步骤、工具箱、圈数量分析、圈进度分析、圈价值分析、圈工作量分析等。系统既兼顾了品管圈活动全流程业务,又给员工提供了一个质量持续改进活动交流平台。

  1.2.1 管理模块面向管理人员,提供了强大的分析功能,包括:在线实时圈活动开展情况,按照品管圈活动各环节需要配置相关审批、指导工作流,对品管圈活动实施信息化管理等。从管理、、分析等多个层次综合把控圈活动质量,为提高医疗质量、优化并固化业务标准及医疗行为提供支持。

  1.2.2 培训学习模块包括教学视频、优秀案例推荐、既往圈活动分享以及与专家、圈员互动交流等,为医院普及和开展品管圈活动提供了学习窗口,使之集培训学习、知识库应用、交流互动、圈活动开展为一体。

  1.2.3 实施模块实现了品管圈十大标准步骤的过程管理以及14种品管工具的灵活配置及应用,能够自动生成并导出结题报告。实施模块为医院品管圈活动提供了在线开展的信息化支持和便利的基础条件,解决了品管圈必须现场开圈会、结果难记录等问题,节约了时间成本,了品管活动质量。

  1.2.4 评审模块依据历年大赛评判标准及本院品管圈活动标准,提供系统内圈活动和系统外圈活动评审两种模式,并将评审项目和展示集成于同一界面。系统依据设定分值,自动汇总并排序。本模块为医院品管圈活动质量提供了专业的评价及指导和质量。

  1.3.1 问题库汇集了院年度主题库、不良事件库、临床径变异库、绩效管理库、标准评审库、目标考评库及我的点子库,为品管圈主题选定提供了支持。

  1.3.2 统计监测按理需求,对历年已完成品管圈活动、当前正在开展的品管圈活动进行分类统计。对当前正在开展的品管圈活动实施实时监管,包括活动进度完成情况,技术工具使用是否恰当,各步骤结果是否完善等。

  1.3.3 流程导图以品管圈活动流程为引导,且在活动流程中的每个节点提供相关提示和在线帮助,通过点击相关环节可以直接跳转至系统中品管圈活动相应步骤的交互界面,利用系统提供工具开展活动,对初学者有较大帮助。见图1。

  1.3.4 知识库包括专家授课视频或讲义、以PPT或PDF格式存储的课件、优秀品管圈案例、相关和文献等,供员工学习和借鉴。

  1.3.5 互动平台为管理者、员、圈员、专家等提供了交互讨论与交流的平台,包括公共咨询、细节点对点咨询、建言献策等。

  1.3.6 在线实施品管圈活动十个步骤均能在系统上完成,如在线评分投票、圈会讨论、头脑风暴、图表绘制、记录等,生成数据和信息均在线 工具库

  系统的上线,使一线员工在网上既能完成品管圈活动全过程,避免了圈员以往只能利用业余时间召开圈会讨论的问题,弥补了一线人员统计知识匮乏以及流程图、特性要因图、柏拉图等绘制困难的缺陷,使圈员能够从繁琐的技术中解放出来,将时间更多的集中在利用专业知识分析问题、寻求对策、解决问题、凝练标准上。

  针对品管圈活动10大主要步骤执行不到位[3],系统对每一步都进行了细化,通过流程导图引导圈员逐步实施,确保活动按照既定要求规范开展。同时,每步都提供了相关技术工具及其使用方法、适用条件和绘制方法。经过实践,圈员体会到了系统带来的帮助,通过网络与专家交互,避免了在关键步骤走偏而导致所有活动结果不正确、不准确和措施效果打折扣的现象。

  品管圈源于基层[4]。有文献报道称,品管圈在主题选定上存在过于简单、过于复杂、范围涉及过宽和重复等问题[5],也存在主题选定意义弱的问题。品管圈活动是为寻求问题改进有效措施而开展,强调问题导向,重点是来自于实际工作中、医院当前必须解决、迫切解决的问题,这就需要与医院年度重点工作相结合,优先解决医院运行中久治不愈的问题。系统将品管圈与医院管理信息系统如临床径、目标考评、不良事件管理、标准运行监测等相集成,将医院管理和运行中的问题向全员发布,将品管圈活动与医院管理要求、重点工作和运行问题相结合,使品管不但切实解决了医院问题,也了品管活动标准化可在医院得到推广。

  品管活动的记录、材料、都通过系统存储,不但为医院历年品管建立le 档案,也可作为教材用于培训。系统活跃了品管活动,搭建了质量持续改进交流平台,为医院品管活动管理者提供了技术支持,为建立医院品管活动档案提供了条件。医院构建全员重视、全过程响应的质量持续改进文化,可达到推动质量管理内涵不断提升、更好地服务于患者的目的[6]。

  [1] 刘红玲,孙萍萍,于艳杰,等.护理品管圈运行常见问题与防范对策[J].中国卫生质量管理,2015,21(5):63-65.

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